ANTENIA est un système de gestion de nouvelle génération qui prend en charge, au delà de la saisie des données, de leur traitement et de leur restitution, les processus, les liens entre acteurs et les règles de gestion associées. Il intègre pour cela l'ensemble des outils d'organisation du poste de travail et de pilotage des processus de gestion.
Un outil de Workflow spécifique a été développé pour ANTENIA. Il permet de paramétrer, pour chacune des situations de travail correspondant à la gestion des clients, des contrats, des cotisations ou des prestations :
Un catalogue de tâches standard est disponible : agender une tâche, envoyer un courrier, relancer, exécuter un traitement...
Chaque utilisateur, interne ou externe, dispose d'une corbeille de tâches à traiter qui lui permet d'organiser son travail
et ainsi de minimiser les délais de traitement.
Les données associées aux processus restent disponibles pour produire les statistiques de gestion et les analyses d'optimisation de la productivité
et de la qualité de service.
ANTENIA dispose d'une gestion des documents électroniques (images, textes, mails) générique. Elle permet d’archiver les documents, de les indexer,
de les lister et de les associer aux fonctionnalités du workflow (agendage, corbeille du gestionnaire).
Les documents sont organisés au sein de dossiers de production ou de sinistres. Ils sont affichés dans leur format d’origine
et pris en charge par le logiciel disponible sur le poste client. La fonction étant totalement intégrée, chaque dossier est disponible directement
dans les transactions de gestion sans avoir à invoquer un outil différent.
Cette fonction permet également de rendre immédiatement disponible la documentation correspondant à chaque étape d’un processus.
Une interface avec une solution de CTI (couplage téléphonie-informatique) permet d’optimiser la relation client et de mettre en œuvre des plates-formes de vente ou de gestion.
ANTENIA permet, à tous les stades d'un processus, de mettre en forme automatiquement des documents-types sous WORD (Microsoft), de les partager et de les archiver en format PDF, de les imprimer, de les faxer ou de les envoyer par e-mail. Cette fonction, disponible sur un poste de travail internet permet de produire et d’imprimer des documents sur le lieu de vente, chez le client, le partenaire...
Une liaison avec OUTLOOK (Microsoft) est intégrée aux transactions de gestion, principalement pour la gestion des échanges avec les acteurs externes (clients, experts, avocats,...). Elle permet d’émettre des mails, mais également d’intégrer dans un dossier, via la GED, un mail et ses pièces jointes.
L’ensemble des fonctions étant accessibles via Internet, il est très simple de concevoir des processus impliquant tous les acteurs de la chaîne de valeur : les distributeurs, les prestataires mais aussi les clients afin de fluidifier et de personnaliser le service et in fine réduire la charge de travail. En standard, un extranet client paramétrable permet au client, selon les droits paramétrés, d’accéder aux informations concernant ses contrats et ses sinistres, de réaliser des opérations, soit directement, soit en mode pré-saisie repris ensuite par un gestionnaire, d’imprimer ses attestations, de gérer son parc de véhicules (flotte)…